Kein Wirtschaftszweig arbeitet so langfristig wie die Forstwirtschaft. Sie lebt von den aufgesparten Zinsen der Vergangenheit, denn was sind Jahrringe anderes als akkumuliertes Kapital? Deshalb ist die Forstwirtschaft auf Informationen aus der Vergangenheit angewiesen: wurde geastet oder gedüngt, gepflanzt oder gesät, woher stammte das Pflanz- oder Saatgut? Diese Fragen sind oft nur aus alten , an den Forstämtern aufbewahrten Dokumenten zu beantworten. Aber nicht alle dieser Unterlagen werden dort gebraucht. Es ist besser, sie in professionelle, dauerhafte Aufbewahrung zu geben: in die Hände der Staatsarchive.

Im Zuge der Forstreform wurden alle Forstämter aufgelöst und in die neugegründeten Ämter für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten sowie die Betriebe des Unternehmens Bayerische Staatsforsten geteilt. Zwar wurde die Forstverwaltung insgesamt schon achtmal reformiert, aber das ist die einschneidenste Reform in den 253 Jahren ihres Bestehens. Aus den früheren Reformen weiß man, dass in Zeiten des Umbruchs viel wertvolles Aktengut verloren geht. Vor allem in der Reform von 1973 wurden viele Akten vernichtet.

Um die Reform 2005 möglichst "altaktenschonend" und "aktenerhaltend" zu gestalten, lud der Arbeitskreis Forstgeschichte in Bayern Frau Dr. Ksoll-Marcon vom Bayerischen Hauptstaatsarchiv und Herrn Bernhardt, der im Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten mit Angelegenheiten der Forstorganisation betraut war, zu einem Meinungsaustausch ein.

Im folgenden werden die wichtigsten Fragen wiedergegeben, die auch für die Forstämter interessant sind.

Warum sollen die Forstämter Altakten ans Archiv abgeben?

Mit der Abgabe ans Archiv wird die Überlieferung der Bayerischen Staatsforstverwaltung gesichert. Die Forstämter wurden zwar aufgelöst, aber ihre Leistungen bleiben dokumentiert. Die Akten stehen weiterhin zur Verfügung und werden professionell verwaltet.

Gibt es dafür eine gesetzliche Grundlage?

Grundlage ist das Bayerische Archivgesetz, in dem die Pflichten der Archive, aber auch der Behörden im Umgang mit ihren Altakten auf eine gesetzliche Grundlage gestellt sind. So sind gemäß Art. 6 Abs. 1 alle Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaats verpflichtet, sämtliche Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, dem zuständigen staatlichen Archiv anzubieten.

Das ungeprüfte (d.h. fehlende Zustimmung des Archivs) Vernichten von Akten ist nicht erlaubt.

Was ist den Archiven anzubieten?

Akten und Urkunden, auch auf Karten, wie z. B. Flurkarten, Forsteinrichtungskarten, Pläne, Bilder sowie digital erfasste Daten (z. B. Forst-GIS).

Was benötigen die Archive nicht?

Bereits seit den 1950er Jahren sind Aktengruppen festgelegt, die von vorneherein keine Archivwürdigkeit besitzen und auf deren Anbietung nach Rücksprache mit der Archivverwaltung verzichtet werden kann.

Nach welcher Zeit müssen Akten abgegeben werden?

Das richtet sich nach der Aufbewahrungsfrist. Während dieser Zeit ruht das Schriftgut in der Altregistratur der Behörde. In allen Verwaltungen gibt es Aktengruppen, die bereits nach fünf oder spätestens nach zehn Jahren nicht mehr benötigt werden und dann dem zuständigen Archiv anzubieten sind. Entsprechend dem Bayerischen Archivgesetz beträgt die Aufbewahrungsdauer von Unterlagen bei den Behörden in der Regel höchstens 30 Jahre.

Wie lange können Archivalien maximal am Forstamt verbleiben?

Neben den Unterlagen mit einer begrenzten Aufbewahrungsdauer gibt es auch solche, die dauernd aufzubewahren sind. Das heißt, dass dieses Schriftgut nach 50 Jahren dem zuständigen Archiv anzubieten ist. In den Fällen, in denen das Archiv die Übernahme dieser Unterlagen ablehnt, sind diese dauernd bei der jeweiligen Behörde aufzubewahren und dürfen nicht vernichtet werden.

Wie müssen die Akten übergeben werden?

Es sind Aussonderungsverzeichnisse und Abgabeverzeichnisse zu erstellen. Diese ist sowohl für eine geordnete Übergabe der Unterlagen wichtig als auch für die Behörden selbst. Damit haben sie einen Nachweis darüber, was mit ihren Unterlagen geschehen ist, ob sie vom Archiv übernommen oder zur Vernichtung freigegeben wurden. Sofern vor allem für die älteren Akten Aktenverzeichnisse vorliegen, können diese in Rücksprache mit dem Archiv als adäquat herangezogen werden.

Welche Gefahren bestehen für die archivwürdigen Akten?

Werden Akten verlagert, wie bei den Forstamtsauflösungen in der Vergangenheit zum Teil geschehen, besteht die Gefahr, dass vorhandene Ordnungsstrukturen verloren gehen.

Auf keinen Fall sollte das Registraturgut eines Forstamts mit dem eines anderen vermischt werden. Den Forstämtern, die seit Jahrzehnten keine Akten an das Archiv abgegeben haben, wird die Erfassung der Unterlagen große Probleme bereiten.

Was ist mit Lindan / PCP belasteten Unterlagen?

Bis zu einem bestimmten Schwellenwert nimmt sie das Staatsarchiv an, wird dieser überschritten, müssen die Akten vernichtet werden.

Besteht nach Abgabe der Akten noch Zugriffsmöglichkeit?

Ja, die Behörden haben auch nach Abgabe ihrer Unterlagen einen privilegierten Zugriff für Verwaltungszwecke.

Was ist mit den Forstdienststellen?

Normalerweise lagern dort keine Akten. Wenn sie sich jedoch in Gebäuden alter Forstämter befinden, ist dies nicht ausgeschlossen. Auch diese Akten sind dem Archiv anzubieten.

Leistet der Arbeitskreis Forstgeschichte einen Beitrag?

Die Mitglieder, darunter etliche erfahrene pensionierte Forstleute, sind bereit, auf Nachfrage in ihrem regionalen Bereich beratend zu wirken.

Hier können Sie Kontakt aufnehmen:

Staatsarchiv Amberg
Archivstr. 3
92224 Amberg
Tel. 09621/307270,
Fax 09621/307288
E-Mail: poststelle@staam.bayern.de
Staatsarchiv Landshut
Burg Trausnitz
84036 Landshut
Tel. 0871/92328-0,
Fax 0871/92328-8
E-Mail: poststelle@stala.bayern.de
Staatsarchiv Augsburg
Salomon-Idler-Str. 2
86159 Augsburg
Tel. 0821/599 63-30,
Fax 0821/599 63-333
E-Mail: poststelle@staau.bayern.de
Staatsarchiv München
Schönfeldstr. 3
80539 München
(Postfach 221152, 80501 München)
Tel. 089/28638-2525,
Fax 089/28638-2526
E-Mail: poststelle@stam.bayern.de
Staatsarchiv Bamberg
Hainstr. 39
96047 Bamberg
Tel. 0951/98622-0,
Fax 0951/98622-50
E-Mail: poststelle@staba.bayern.de
Staatsarchiv Nürnberg
Archivstr. 17
90408 Nürnberg
Tel. 0911/935190,
Fax 0911/9351999
E-Mail: poststelle@stanu.bayern.de
Staatsarchiv Coburg
Herrngasse 11
96450 Coburg
Tel. 09561/427 07 0,
Fax 09561/427 07 20
E-Mail: poststelle@staco.bayern.de
Staatsarchiv Würzburg
Residenz-Nordflügel
97070 Würzburg
Tel. 0931/355290,
Fax 0931/3552970
E-Mail: poststelle@stawu.bayern.de