Spannende Texte, ungewöhnliche Bilder

Erfahrungen mit der Medienarbeit für eine Großveranstaltung

Große Veranstaltungen wie das International Forestry Students‘ Symposium 2016 (IFSS 2016) stellen Veranstalter immer wieder vor enorme, organisatorische Herausforderungen. Speziell die Öffentlichkeitsarbeit wird im Trubel eines solchen Events gerne links liegen gelassen. Eine gut geplante PR-Strategie kann zum nachhaltigen Erfolg der Veranstaltung wesentlich beitragen.

Das größte jährlich stattfindende internationale Treffen von Forststudentinnen und -studenten fand 2016 erstmals in Österreich statt. 129 Teilnehmer aus 31 Ländern reisten 16 Tage lang durch Österreich und Bayern. Auf ihrer mehr als 3000 Kilometer langen Reise wurden sie von drei BOKU-Studierenden medial betreut, was nicht immer eine leichte Aufgabe darstellte.

Der organisatorische Aufwand im Vorfeld eines solchen Events ist enorm. Über zwei Jahre haben die Organisatoren Ideen gesammelt, diese wieder verworfen, neue Pläne konkretisiert, bis ins Detail überdacht und dann schließlich umgesetzt. Insgesamt haben 28 Studierende von zwei Universitäten (BOKU und TUM München) ehrenamtlich zusammen gearbeitet, um dieses Großprojekt auf die Beine zu stellen und zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

Zum einen muss die mediale Begleitung über diverse Medien und Kanäle erfolgen, damit man die Informationen einer möglichst breiten Masse zur Verfügung stellen kann. Gleichzeitig ist darauf zu achten, die passenden Schlagworte bei der Informationsaufbereitung zu verwenden, damit die Informationen auch bei der gewünschten Zielgruppe ankommen. Deshalb musste sich das Organisationskomitee (OC) im Vorhinein überlegen, welche Interessensvertreter angesprochen werden sollten und wie man diese dann über verschiedene Medienkanäle und Stichworte erreichen kann.
Zielgruppen:

• Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Symposiums
• Studierende (weltweit sowie in Österreich)
• Sponsoren
• Forst- bzw. holzverarbeitende Betriebe/Industrie
• Forst- und Holzforschung
• Sonstige Interessierte (Jagd, Fischerei, Kleinwaldbesitzer, Alpenverein, Bergrettung, …)

Um eine solide Berichterstattung vom IFSS 2016 zu gewährleisten, hat das Bundesforschungszentrum für Wald (BFW) zwei Praktikantinnen und einen Praktikanten (die Autoren dieses Beitrags) im August 2016 im Bereich Öffentlichkeitsarbeit eingestellt.

Ihre Hauptaufgabe war es die Website zu betreuen, Fotos während des Events zu machen und (Presse-)Texte zu verfassen. Ein Blog wurde auf der Homepage des BFW installiert, in dem die drei Praktikanten täglich über die Geschehnisse berichteten. Interessierte konnten so das Programm des IFSS jeden Tag mit verfolgen und die Abenteuer der internationalen Gruppe live miterleben.

Da es sich bei der ausführenden Organisation, der "IFSA" (International Forestry Students’ Association) um einen international tätigen, studentischen Verein handelt, liegt es auf der Hand, weltweit Studierende im Bereich Forstwirtschaft, aber auch aus verwandten Bereichen wie Holzverarbeitung, Umweltschutz, Waldpolitik oder Ressourcenmanagement erreichen zu wollen. Besonders interessant für diese Zielgruppe ist eine Live-Berichterstattung über Plattformen wie Facebook, Instagram oder Twitter. Dabei wird jeweils ein Bild hochgeladen mit einer Kurzbeschreibung zu Aufnahmeort und Aktivität.

Auf der BOKU gibt es rund 800 Studierende im Bereich Forstwirtschaft, von denen nur ein kleiner Teil bei der IFSA aktiv ist. Das IFSS 2016 bietet genau den richtigen Rahmen, um diesen Studierenden die IFSA näher zu bringen und Lust auf internationalen Austausch zu machen. Dafür wurde das Symposium im Vorhinein an der Universität angekündigt, es gab Informationsveranstaltungen und die Webseite wurde bereits eineinhalb Jahre vor dem Event erstellt und regelmäßig überarbeitet.

Eine weitere sehr wichtige Zielgruppe sind die Betriebe der Forstwirtschaft und Holzverarbeitung, speziell in Österreich, da diese das IFSS 2016 tatkräftig unterstützten. Ein Großteil der Kosten wurde durch Sponsoren übernommen.

Natürlich wollen diese Förderer informiert werden, was am IFSS 2016 genau passiert. Sie können die Programmpunkte durch die rege Berichterstattung auf verschiedensten Kanälen sehr gut nachverfolgen. Täglich wurden mehrere Facebook-Postings veröffentlicht mit anschaulichen Bildern und kurzem Tätigkeitsbericht. Ein Abschlussartikel wird auch in der Forstzeitung erscheinen.

Weitere potenzielle Interessenten sind Forschungseinrichtungen und Forscher im Bereich Forstwirtschaft, Wald, Holzverarbeitung, Umweltschutz, Waldpolitik oder Ressourcenmanagement. Speziell in Österreich, bedingt durch die Waldeigentümerstruktur, gibt es eine Vielzahl am Wald Interessierter, auch aus den Themenbereichen Jagd und Fischerei.

Im Fall des IFSS 2016 wird als Medium hauptsächlich das Internet zu Hilfe genommen. Die Veranstaltung wurde auf verschiedensten Kanälen wie Facebook (www.facebook.com/IFSS2016), Twitter (twitter.com/IFSS2016) und Instagram (https://www.instagram.com/ifss2016/) beworben. Eine eigene IFSS 2016-Homepage (https://ifss2016.at/) wurde vor Start des Events errichtet und immer wieder beworben.

Die meisten Informationen wurden über die IFSS 2016-Homepage und Facebook mit täglichen, zeitnahen Berichten und Fotos transportiert. Auf Twitter wurden weitere kurze Berichte und Fotos täglich gepostet. Instagram wurde dazu verwendet, Impressionen der besonderen Momente des IFSS zeitgleich zu veröffentlichen. Alle Berichte auf den unterschiedlichen Medien wurden auch untereinander immer wieder verlinkt, um möglichst viele Personen zu erreichen.

Natürlich sind das nicht die einzigen Medien, die den Informationsfluss aufrecht erhalten. Auch die "Mundpropaganda" darf nicht unterschätzt werden. Denn mündliche Berichterstattung passiert vorwiegend schon in der gewünschten Zielgruppe und ohne jeglichen Mehraufwand für den Veranstalter. Es wurden auch schon diverse Kontakte zur österreichischen Forstwirtschaft bzw. Holzverarbeitung im Vorhinein geknüpft. Diese Kontakte wurden dann durch gezielte E-Mails und Telefonate angesprochen und an einer Teilnahme am Event eingeladen.

Um das IFSS 2016 im Vorfeld zu propagieren, wurde ein kleines Video geschnitten und über die IFSS 2016 Homepage, Facebook und Twitter verbreitet (https://www.youtube.com/watch?v=kp7y564UwnI). Ebenso wurde eine Pressemitteilung auf der Homepage von Forest Europe veröffentlicht (http://foresteurope.org/news/austria-will-host-2016-international-forestry-students%E2%80%99-symposium). Darin wurde kurz und bündig erklärt, dass das IFSS 2016 in Österreich stattfinden wird, was das IFSS ist und warum es abgehalten wird.

Ähnliche Artikel wurden auch in der Forstzeitung und im ÖH-Magazin der BOKU publiziert. Vorab wurde ein passender Slogan kreiert: "Regional forests, global perspectives". Mit diesem Leitspruch sollte eine Identifikation für interessierte Personen sowohl in Österreich, als auch in anderen Ländern, geschaffen werden.

Ein passendes Logo musste zum Zwecke der Identifikation und für den gewünschten Wiedererkennungswert kreiert werden. Das Logo der Veranstaltung besteht aus acht Einzellogos, die sich um den Schriftzug "IFSS 2016 Austria & friends" gruppieren.

Jedes dieser Einzellogos steht für eine regionale Besonderheit, wie zum Beispiel die Gams, die Ziehharmonika oder das Abbild der Fraßgänge des Buchdruckers. Alle zusammen geben einen Überblick über die regionalen Fachgebiete im Zusammenhang mit der österreichischen Forst- und Holzwirtschaft.

Das veröffentlichte Youtube-Video wurde in 80 verschiedenen Ländern bisher 1360-mal angesehen. Facebook war mit Abstand der erfolgreichste Kanal. Im Monat August 2016 (Abhaltung des Symposiums) wurde eine Reichweite von mehr als 44.000 erreicht. 54.520 Beitragsinteraktionen fanden statt und die Fanpage wurde innerhalb eines Monats mehr als 2000 Mal aufgerufen. Wir erreichten als größte Zielgruppe Männer und Frauen im Alter zwischen 18 und 34 Jahren. Auch die Statistik der Homepage kann sich sehen lassen: Insgesamt besuchten mehr als 4500 Personen aus 102 Ländern die IFSS Seite (Stand August 2016).

Alles in allem wurde das IFSS 2016 zu einem großen Erfolg - sowohl die organisatorische Abwicklung als auch die mediale Begleitung. Teilnehmer, Sponsoren, Veranstalter und die Organisatorinnen waren begeistert von der Umsetzung und der Professionalität, die an den Tag gelegt wurde. Der enorme Aufwand, Informationen zeitnah, korrekt und in entsprechender Qualität über oben erwähnte Kanäle zu veröffentlichen, hat sich ausgezahlt. Die Vielzahl an "Gefällt mir" auf Facebook, die vielen positiven Kommentare unter Fotos und Beiträgen sind ein gutes Feedback für die Veranstalter.

Die aufgenommenen Fotos werden den Teilnehmern und Veranstaltern nach Nachbearbeitung auf einem Flickr-Account zur Verfügung gestellt. Weiters wird eine englische Pressemitteilung ausgeschickt. Ein Fragebogen wird an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nach Abschluss der Veranstaltung geschickt, um die gewonnenen Eindrücke besser bewerten zu können.

Das sind wichtige Maßnahmen, um die Organisation und das Event im Nachhinein noch medial zu begleiten und aufzuarbeiten. Und um den Slogan "Regional forests, global perspectives" nachhaltig zu platzieren.

Autoren:
Barbara Öllerer, Nina Bisko und Sven Freynschlag sind Studierende an der Universität für Bodenkultur (BOKU) in Wien und gerade mitten im Bachelorstudium Forstwirtschaft.